بررسی‌ها نشان می‌دهد از زمان مطرح شدن پروژه دولت الکترونیک در سال ۱۳۹۶ تاکنون، رشد بی‌رویه‌ای در ایجاد سامانه‌های دولتی صورت گرفته است که عموما به‌واسطه تفسیر اشتباه از الکترونیک شدن رخ داده است...

از زمان مطرح شدن پروژه دولت الکترونیک در سال ۱۳۹۶ تاکنون، رشد بی‌رویه‌ای در ایجاد سامانه‌های دولتی صورت گرفته است که عموما به‌واسطه تفسیر اشتباه از الکترونیک شدن رخ داده است؛ بدین صورت که در مسیر تحول دیجیتال، توجه به ضرورت تجمیع و یکپارچه‌سازی اطلاعات، فرآیندها همچنان به صورت دستی و اصلاح نشده در قالب پلتفرم‌های الکترونیک ارائه شده است و به‌رغم ماده ۳ قانون مدیریت داده‌ها و اطلاعات ملی در بین دستگاه‌های اجرایی، نگاه جامعی برای یکپارچه‌سازی سامانه‌ها وجود ندارد.
بر اساس گزارش معاونت بررسی‌های اقتصادی اتاق بازرگانی تهران، بر مبنای اطلاعات شورای اجرایی فناوری اطلاعات، در مجموع ۱۶۲ دستگاه و نهاد اجرایی، بیش از ۱۶۴۴ خدمت الکترونیک تعریف کرده‌اند؛ بنابراین در حال حاضر با پدیده تعریف بسیار ریز خدمات الکترونیک و به موازات آن تعریف سامانه‌های متعدد (بیش از ۵۰ بر اساس اطلاعات موجود) برای هر یک از خدمت‌ها مواجه هستیم.
تعدد سامانه‌ها مشکلات عدیده‌ای از جمله موازی‌کاری و ضرورت درج چندین باره اطلاعات، فرآیندهای تکراری و همپوشانی فرآیندها، فقدان طبقه‌بندی و راهنمای مناسب جهت استفاده از سامانه‌ها بر اساس نوع خدمات قابل ارائه، عدم یکپارچگی اطلاعات بین سازمان‌ها، همچنین اختلالات کارکردی آنها، برای کسب‌وکارها ایجاد کرده است که ضرورت دارد نسبت به رفع این چالش‌ها اقدامات جدی صورت پذیرد. در خصوص سامانه‌ها با دو رویکرد مواجه هستیم، یک رویکرد که عموما توسط دولت دنبال می‌شود بر اساس شناسایی تمامی نیازهای کسب‌وکار و سپس طراحی سامانه‌های مختلف است که در مراحل مختلف به دلیل عدم پایش و ارزیابی مناسب از نیازها و فرآیندهای کسب‌وکار منجر به رشد بی‌رویه سامانه‌ها شده است؛ اما رویکرد دوم که بیشتر از سمت کسب‌وکارها قابل پیگیری است شامل شناسایی فرآیندهای تکراری و موازی در تعامل کسب‌وکارها و سامانه‌ها و ارائه پیشنهاد محدودسازی و تجمیع سامانه‌ها بر اساس نیاز کاربران است.
نباید توجه به این موضوع مغفول واقع شود که سامانه‌ها طی سال‌های اخیر نقش غیرقابل انکاری در کاهش هزینه و زمان داشته‌اند و در صورتیکه محیط کسب‌وکار شفاف باشد، کاربری سامانه‌ها نیز اثرگذارتر خواهد بود. اما الکترونیکی کردن فرآیندها باید در فضای واقعی کسب‌وکار به درستی ایجاد شود، زیرا متدولوژی بانک جهانی نیز در سیستمی کردن فرآیندها، ایجاد سامانه‌ها را با شرایط خاصی صورت پذیرفته است.
در ایران، هیچ پایگاه منسجی که در آن اطلاعات مربوط به مراحل مختلف کسب‌وکار، مدارک لازم، فهرست هزینه‌ها یا مجوز را ارائه دهد، وجود ندارد. ضمن توجه به نقش غیرقابل انکار سامانه‌ها در کاهش هزینه و زمان، الکترونیکی کردن فرآیندها، ایجاد سامانه‌ها را با شرایط خاصی صورت پذیرفته است.به گزارش فردای اقتصاد، بنابراین باید به روزرسانی فرآیندها و سامانه ها مطابق با نیاز کسب‌وکارها در دستور کار قرار گیرد.