هم برای کارمندان و هم برای مدیران، تغییر ذهنیت گسترده‌تری لازم است تا به محیط کاری عاری از حواس‌پرتی برسند...

از زمانی که همه گیری ویروس کرونا جهان را درگیر کرد، تعداد زیادی از شرکت ها به نرم افزار های نظارت برای ارزیابی و ردیابی فعالیت کارمندان روی آوردند. اما نیر ایال، کارشناس طراحی رفتاری  طور دیگری به این قضیه نگاه می کند. او بر این باور است که این کار از پایه و اساس مشکل دارد و دلیل تاخیر در انجام کارها یک ریشه اساسی دارد که باید به طور کلی به آن پرداخت.  ایال به جای جاسوسی کردن در کار کارمندان راه حل ساده تری را پیشنهاد می کند. راه حلی که به دنبال ریشه یابی چیزی است که واقعا حواس مردم را پرت می کند.
*مقصر کیست؟
در حواس پرتی کارکنان می توان عوامل زیادی را مقصر دانست.  جلسه های غیر ضروری، ایمیل های پرتکرار و خسته کننده، اما چیزی که اهمیت دارد این است که چگونه باید این مشکلات را رفع کرد؟ در ادامه چند گفته مهم از نیر ایال را می خوانیم که تلاش کرده به این پرسش پاسخ دهد.
*درباره اش حرف بزنید
نیر ایال می گوید مشکل از جایی شروع می شود که نمی توانید درباره آنچه که حواس شما را در محل کار پرت می کند، صحبت کنید. درواقع زمانی که کارکنان حواسشان پرت شود، فکر می کنند اگر درباره این مشکل صحبت کنند، به آن ها انگ دیگری هم می چسبد. کسی که حواسش پرت شده فکر می کند:«نکند این فقط مشکل من است؟» یا اینکه فکر می کند دلایلی که نمی گذارند او تمرکز کند، بی اهمیت اند. ایال می گوید اگر این را حق را برای کسی قائل نشویم که بتواند دستش را بلند کند و بگوید این مشکل من است، پس چطور باید انتظار داشته باشیم که بتوانیم این مشکل را حل کنیم. 
حذف عوامل حواس پرت کن و استرس زا در محل کار با ایجاد محیطی شروع می شود که در آن افراد به اندازه کافی احساس امنیت کنند تا نگرانی های خود را به اشتراک بگذارند، به خصوص با کسانی که در رتبه های بالاتری از آن ها کار می کنند.
ایال می‌گوید: «من معتقدم که حواس‌پرتی در محل کار نشانه‌ی ناکارآمدی فرهنگی است.  این یکی از نشانه های شرکتی است که ساختار بدی دارد».
برای این حل مشکل، مدیران باید از خودشان شروع کنند. ایال می‌گوید اغلب این افراد بالا رده تر هستند که دائماً تلفن‌ها و ایمیل‌های خود را در جلسات چک می‌کنند. این کنش آن ها باعث شده اینطور به نظر برسد که حواس‌پرتی دائمی یک استاندارد و حرکت کلاسیک یک کارمند خوب است. اما مدیران می‌توانند با صحبت کردن در مورد مقابله خود با حواس‌پرتی‌ها و مشکلات، این تابو را بشکنند و فضایی را  برای کارکنان ایجاد می‌کنند تا نگرانی‌هایشان را بیان کنند.
*برنامه های خود را تنظیم کنید
برای کارمندان، حواس پرتی کمتر به معنای تعهد به نیازهاست.  اغلب مدیران نمی‌دانند که کارکنان واقعاً وقت خود را چگونه می‌گذرانند، وقتی یک کار بیش از آنچه که فکر می‌کنند طول می‌کشد، به نتیجه‌گیری نادرست درباره عملکرد کارکنانشان می رسند.
کارمندان می توانند با بیان نحوه برنامه ریزی برای گذراندن وقت خود با این مسئله مقابله کنند. با مدیر خود بنشینید و حرف بزنید و برنامه هفته آینده خود را مشخص کنید. روز های شنبه برای اینکار بهترین زمان است.  بپرسید چه چیزهایی باید و چه چیزهایی نباید اولویت بندی شوند. آیا این جلسه واقعاً ضروری است؟ آیا نباید مهلت و مدت زمان اینکار بیشتر یا کمتر بشود؟
این شفافیتی را برای مدیران فراهم می‌کند که همیشه می‌خواهند. مدیران دوست دارند  بدون اینکه نیازی به مدیریت کارکنان برای دریافت این اطلاعات داشته باشند، به آن دسترسی پیدا کنند.  همچنین تنظیم برنامه ها زمانی را که قرار است به کار خود اختصاص دهید بیشتر می کند. هدف اصلی این است که به مدیران نشان بدهید «این زمانی است که برای تمرکز بر کارم دارم، از ساعت 8:30 صبح تا 10 صبح، زمانی است که باید بدون حواس‌پرتی کار کنم.». پس هیچ بهانه ای وجود ندارد که مدیر شما در آن زمان از شما گلایه کند که چرا به ایمیل او پاسخ نداده اید. اگر دورکاری می کنید، در وضعیت شبکه اجتماعی  خود بنویسید که الان درحال کار کردن اید و زمان خود را به تمرکز بر کار اختصاص داده اید.
اگر در محیط اداره کار می کنید، هدفون گذاشتن و نشنیدن صدای اطراف هیچ کمکی به شما نمی کند. با اینکار بیشتر به نظر می رسد انگار دارید فیلم می بینید یا موزیک گوش می کنید. به جای اینکار سعی کنید به گوشه کنار و محیط ساکت تری از اداره برید و اینطوری به همکاران بفهمانید که مزاحم کارتان نشوند.
*ذهنیت خود را تغییر دهید
در نهایت، هم برای کارمندان و هم برای مدیران، تغییر ذهنیت گسترده‌تری لازم است تا به محیط کاری عاری از حواس‌پرتی برسند.
«کارمندانم بدون من هیچ کاری از پیش نمی برند» یا «رئیس من دائماً به من نیاز دارد» ایال این توجیهات را صرفا چیزی جز بهانه نمی بیند. او بر این نکته تاکید می کند که اگر سعی کنید بدون حواس پرتی زمانی را به کار اختصاص دهید، از دستاورد های خود شگفت زده خواهید شد.
با جواب ندادن به یک ایمیل هیچ اتفاق بدی رخ نمی دهد. ایال توصیه می کند که صداهای ذهن خود را آرام کنید و طوری رفتار نکنید که تک تک ایمیل ها و تماس هایی که دریافت کردید، مربوط به  مرگ و زندگی است. بیشتر این چالش ها همه ساخت ذهن خودمان است. ما فکر می کنیم  اگر دائماً در نوبت در دسترس  نباشیم، ممکن است مجبور باشیم کارهای سختی را که دوست نداریم انجام دهیم، و این اصلا جالب نیست.