خداحافظی با دفاتر کار سنتی

وقتی آب‌های کرونا از آسیاب افتاد، شرکت‌ها بلافاصله به تنظیمات کارخانه و همان رویه سنتی خود برگشتند و اعلام کردند کارکنان «باید» دوباره در محل کار حضور یابند؛ اقدامی که با مقاومت بسیاری از کارکنان مواجه شد و تبعات بسیاری را هم برای کارکنان و هم شرکت‌ها به دنبال داشت.
و حالا پس از گذشت پنج سال و با وجود تلاش بی‌وقفه شرکت‌ها برای بازگرداندن کارکنان خود، کار انعطاف‌پذیر عملا به یک روال جدید تبدیل شده. برخی کارفرماها تصور می‌کنند برگشتن به روش‌های قدیمی کار کردن، هم شدنی است و هم خوشایند. اما برای بسیاری از کارکنان اینطور نیست. نگاه آنها به محیط کار عوض شده است.
طبق مطالعه جدید ما، تنها ۲۷ درصد از کارکنان اداری بیشتر از ۳۰ساعت در هفته در محل کار خود حضور دارند، درحالی‌که قبل از پاندمی، این عدد ۶۹ درصد بود. آن زمان فرهنگ غالب، حضور تمام‌وقت در محل کار بود. جالب اینجاست که حالا از هر چهار کارمند اداری، یک نفر هست که کمتر از ۱۰ ساعت هفته‌اش را در محل کار می‌گذراند.
این مطالعه بر اساس پایگاه داده BOSSA صورت گرفته. BOSSA یک بانک اطلاعاتی بزرگ است که میزان رضایت کارکنان از کیفیت محیط داخلی محل کارشان را می‌سنجد. این مطالعه همچنین نقش عوامل جمعیت‌شناختی و ویژگی‌های فردی در شکل‌گیری تجربه کار کردن حضوری در محل کار را بررسی می‌کند. ما برای بررسی تغییر الگوهای کاری قبل و بعد از کرونا، ۵۶۴۴ نظرسنجی پیش و پس از پاندمی را تحلیل کردیم. این پرسشنامه‌ها مربوط به ۱۵۷ ساختمان اداری در استرالیا بود که بیشترشان در سیدنی (۸۱ دفتر) و بریزبین (۲۱ دفتر) قرار داشتند.
گرایش به کار انعطاف‌پذیر، نشان‌دهنده تغییرات فرهنگی گسترده‌تری است که در نحوه کار کردن استرالیایی‌ها رخ داده.
انعطاف، حالا یک نیاز اساسی‌ است، نه فقط ضرورتی موقتی در دوران پاندمی. در مطالعه ما، زنان و کارکنان بین ۳۰ تا ۵۰ سال، بیشترین کاهش در ساعات هفتگی حضور در محل کار را گزارش کرده‌اند؛ به ویژه آنهایی که قبل از کرونا بیش از ۳۰ ساعت در هفته در شرکت کار می‌کردند. این کاهش، احتمالا هم به افزایش مسوولیت‌های خانوادگی، مثل رساندن بچه‌ها به مدرسه و هم به تلاش کلی برای ایجاد تعادل میان کار و زندگی مربوط می‌شود.
بسیاری از افراد این گروه سنی، در میانه مسیر شغلی یا در جایگاه‌های مدیریتی هستند؛ جایی که استقلال و انعطاف‌پذیری در برنامه کاری، امری حیاتی‌ است. مدل کاری ترکیبی (حضوری و دورکاری)، این انعطاف را فراهم می‌کند و به کارکنان این امکان را می‌دهد تا نیازهای حرفه‌ای و مسوولیت‌های مراقبتی خود را بهتر مدیریت کنند. این موضوع به‌خصوص برای زنان بیشتر اهمیت دارد، چون همچنان بخش عمده کارهای خانه و مراقبت از خانواده بر عهده آنهاست. کارکنانی که بالای ۵۰ سال سن دارند ممکن است به خاطر «اعتماد کمتر به تکنولوژی» یا علاقه به تعامل رو در رو، تمایل بیشتری به بازگشت به محل کار داشته باشند.
طراحی دفاتر از قافله عقب مانده
با این حال، بازگشت به محل کار به معنای بازگشت به شیوه‌های سنتی کار کردن نیست. تحقیقات نشان می‌دهد که رضایت کارکنان نسبت به عوامل کلیدی محل کار، به طرز چشم‌گیری کاهش یافته، از جمله این عوامل:
کارکرد فضا و تجربه زیبایی‌شناختی
دسترسی به نور روز و منظره بیرونی
کنترل فردی روی محیط دفتر
در حال حاضر، حریم خصوصی و مزاحمت‌ها، مثل صداها، وقفه‌ها و نبود حریم بصری، مهم‌ترین عوامل پیش‌بینی‌کننده بهره‌وری و سلامت محیط کار محسوب می‌شوند. کارکنان می‌گویند داشتن فضای آرام و خصوصی برای تمرکز و سلامت روان، حیاتی است. با وجود چالش‌ها، کار کردن از خانه از نگاه مردم معمولا مثبت تلقی می‌شود و روشی‌ است که تعادل میان کار و زندگی را بهتر حفظ می‌کند و هم برای کارمند و هم شرکت، به‌صرفه‌تر است.
چه تغییری باید ایجاد شود؟
تفاوت فاحش میان استقلال عمل و راحتی در خانه و محدودیت‌های فضاهای اداری سنتی می‌تواند تا حدی، عامل کاهش رضایت کارکنان از محیط کارشان باشد.
نکته جالب این است که گرایش به کار از خانه، انتظارات کارکنان را تغییر داده و باعث شده رضایت آنها از محیط‌های اداری سنتی، پایین بیاید. اما با وجود گسترش دورکاری، هنوز بخش زیادی از کارکنان در همان محیط‌های کاری قبل از کرونا کار می‌کنند. حالا که برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر دارند به یک روال عادی تبدیل می‌شوند، مفهوم «محل کار» نیز در شرف تغییر است. فضاها دیگر فقط جایی برای انجام وظایف شخصی نیستند، بلکه باید طوری طراحی شوند که همکاری، نوآوری و ارتباطات اجتماعی را تقویت کنند.
انعطاف‌پذیری شغلی به یک ویژگی مهم تبدیل شده که منجر به افزایش مشارکت و رضایت کارکنان می‌شود. کارکنانی که از آنها نظرسنجی شده می‌گویند دوست دارند در فضاهای کار «به‌روز شده» کار کنند که هم حریم خصوصی‌شان را حفظ کند و هم تعامل اجتماعی را ممکن سازد. یکی از آنها می‌گوید: «بهترین فکرها و ایده‌ها زمانی به ذهنم می‌رسند که در فضاهای الهام‌بخش کار می‌کنم. نور طبیعی، اتاق‌های جلسه جادار، چیدمان مدرن، فضاهای ساکت و میزهای نشسته/ایستاده.»
یکی دیگر از شرکت‌کننده‌ها فضای مورد علاقه‌اش را اینطور توصیف می‌کند: «خوب است که فضاهای خصوصی بیشتری برای جلسات آنلاین داشته باشیم و بتوانیم از سر و صداها هم فرار کنیم.»
این تغییر در انتظارات کارکنان یعنی نیاز به ساختمان‌های جدید یا محیط‌هایی که سلامت و رفاه کارکنان را تقویت کنند. کارکنان حالا خواهان ویژگی‌هایی مثل فضاهای راحت شبیه به خانه و امکاناتی هستند که سلامت کارکنان را لحاظ کرده باشند.
نتایج نظرسنجی نشان می‌دهد که اولویت‌های اصلی کارکنان در مورد طراحی محیط کار بعد از پاندمی کرونا شامل این موارد است: کاهش تراکم جمعیت، حفظ فاصله‌های فیزیکی، طراحی مجدد چیدمان‌ها و تهویه بهتر. به منظور بهبود کیفیت محیط داخلی، تیم‌های تاسیسات باید رویکرد جامعی داشته باشند که هم جریان هوا را بهتر کند و هم با استفاده از سیستم‌های پیشرفته فیلتراسیون، کیفیت هوا، آکوستیک محیط و کنترل بیشتر کارکنان روی شرایط محیطی را ارتقا دهد. حالا شرکت‌ها تحت فشارند تا فضایی پویا و انسان‌محور برای کارکنان فراهم کنند تا هم بهره‌وری و هم رضایت آنها را ارتقا دهد. بسیاری از کارکنانی که در نظرسنجی شرکت کرده‌اند، گفته‌اند حاضرند برای داشتن یک محیط کاری بهتر، حتی به یک شرکت دیگر نقل مکان کنند.
نویسندگان: Ozgur Gocer، Richard de Dear
مترجم: مریم مرادخانی
منبع: The Conversation